Der Umstieg von SchILD 2 auf SchILD 3
Was das Schulsekretariat jetzt wissen muss – mit neuen Menüwegen, typischen Arbeitsabläufen, wichtigen Prüfungen und einer Checkliste für den sicheren Start.
Keine isolierte Access-Datenbank mehr am Arbeitsplatz.
Reiter, Auswahl, Gruppenprozesse und Reportverwaltung kennenlernen.
Bescheinigungen, Berichte, Klassen und Vermerke testen.
01SchILD 3, SVWS-WebClient und WebNotenManager
Drei unterschiedliche Oberflächen können auf denselben zentralen SVWS-Server zugreifen. Für das Sekretariat ist vor allem SchILD-NRW 3 relevant; einzelne Aufgaben können zusätzlich im SVWS-WebClient stattfinden. Der WebNotenManager (WeNoM) dient der webbasierten Noteneingabe. [1] [3]
Schulverwaltung
weitere Verwaltungsfunktionen
Noteneingabe
Server und Programmversion: SchILD 3 ist ohne den SVWS-Server nicht lauffähig. Updates müssen hinsichtlich der Kompatibilität von SchILD 3 und SVWS-Server abgestimmt werden; das organisiert in der Regel die Administration bzw. der Schulträger. [1] [2]
Die wichtigsten Unterschiede zu SchILD 2
Die folgende Tabelle konzentriert sich auf Änderungen, die die Arbeit im Sekretariat direkt beeinflussen. Grundlage sind das offizielle NRW-Wiki und die Fachberatungsseite. [2] [3]
| Bereich | SchILD 2 – bisher | SchILD 3 – jetzt | Bedeutung im Sekretariat |
|---|---|---|---|
| Datenhaltung | Häufig Access/MDB-basierter Betrieb | SVWS-Server mit zentraler MariaDB-Datenbank | Kein Kopieren einer lokalen Schuldatenbank; IT für Datensicherung einbeziehen. |
| Bedienoberfläche | Alte Menüs und Dialoge | Neu gestaltete Karteireiter / Menüband, andere Positionen | Menüwege neu einüben; nicht alles liegt am alten Ort. |
| Schülerfilter | Filter I und Filter II | Filter I heißt Schülerfilter; Filter II entfällt | Einfachen Schnellfilter und ausführlichen Schülerfilter unterscheiden. |
| Klassen | Stärker auf laufende Struktur ausgerichtet | Klassen und Klassenleitungen pro Lernabschnitt | Vor Änderung Schuljahr und Abschnitt kontrollieren. |
| Versetzungen | Andere Zuordnungs- und Planungsabläufe | Abschnittsbezogene Klassen-/Versetzungstabelle; Vorausplanung möglich | Zielklassen für das nächste Schuljahr vorbereiten; nicht verfrüht abschließen. |
| Aktuelles Halbjahr | Teilweise doppelte Anzeige/Speicherung von Abschnittsdaten | Wesentliche aktuelle Zuordnungen liegen im Lernabschnitt | Lernabschnitt nicht leichtfertig löschen. |
| Vermerke | Unter Laufbahninfo / ältere Bemerkungsfelder | Eigener Reiter Schüler → Vermerke | Frühere Bemerkungen und Sportbefreiungen ggf. als Vermerke wiederfinden. |
| Personengruppen | Erzieherfunktionen im entsprechenden Schülerbereich | Erfassung über Kataloge → Personengruppen | Vorhandene Zuordnungen und lokale Rollen prüfen. |
| Reports | Eigene und ältere Reportvorlagen | Überarbeitete Reportverwaltung und Basisreports; ältere Reports meist, aber nicht immer kompatibel | Schulbescheinigung, Stammblatt, Zeugnisse und Briefe testen. |
| Schnellzugriff | Gemeinsame Auswahl | Bis zu zehn Reports individuell pro Benutzer einrichtbar | Häufig benötigte Formulare passend zum Arbeitsplatz auswählen. |
| Word-Serienbriefe | Bisheriger Druckweg | Start über Export (xlsx/txt) mit Option zum Word-Seriendruck | Serienbriefroutine vor dem Echtbetrieb testen. |
| Dokumentenverwaltung | Vorhandene Ablagewege | Verzeichnis, Dateimaske und PDF-/Zeugnisablage gezielt konfigurierbar | Ablagepfad und Zugriffsrechte nach dem Umstieg kontrollieren. |
| Statistikrelevante Felder | Farbliche Hervorhebung bekannt | Per Standard nicht zwingend farbig; Sternchen kennzeichnet relevante Felder | Auf Wunsch eigene Hervorhebungsfarbe einstellen lassen. |
Die täglichen Arbeitsabläufe
3.1 Schüler schnell finden und Daten ansehen
Schüler › Suchen- Reiter Schüler öffnen. Die Schülerliste (Schülercontainer) zeigt die aktuelle Auswahl.
- Suchen öffnen. Zum Beispiel Name, Vorname, Geburtsdatum oder Straße eingeben.
- Richtigen Datensatz auswählen. Aus dem Suchfenster kann der Datensatz per Doppelklick geöffnet bzw. angesprungen werden.
- Passenden Unterreiter öffnen. Zum Beispiel Individualdaten I/II, Erziehungsberechtigte, Schulbesuch oder aktueller Abschnitt.
- Nach der Bearbeitung prüfen, ob die Änderung übernommen wurde und der Datensatz weiterhin korrekt zugeordnet ist.
Die Schülersuche erlaubt außerdem eine Suche über Namen von Erziehungsberechtigten. [4]
3.2 Einen neuen Schüler aufnehmen oder Stammdaten ändern
- Im Reiter Schüler die Funktion Einfügen für einen neuen Datensatz bzw. Bearbeiten für einen vorhandenen Datensatz verwenden.
- Angaben sorgfältig erfassen: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Erziehungsberechtigte, Aufnahmestatus und vorgesehene Klasse.
- Schuljahr und Halbjahr der Aufnahme prüfen: Für einen neu aufgenommenen Schüler wird ein zugehöriger Lernabschnitt angelegt.
- Änderungen mit Übernehmen bestätigen; danach in der Schüleransicht kontrollieren.
3.3 Nur die richtige Schülergruppe auswählen
Schnellauswahl
Im Schülercontainer den Auswahlbereich nutzen, um beispielsweise aktive Schüler einer bestimmten Klasse, eines Jahrgangs oder eines Kurses anzuzeigen. Das eignet sich besonders für Klassenlisten und Briefe.
Merken Nach dem Vorgang die Standard-Auswahl wiederherstellen.
Erweiterter Schülerfilter
Für kombinierte Bedingungen den Reiter Auswahl → Schülerfilter nutzen. Bedingungen festlegen, zunächst Testen, dann Übernehmen. Benannte Filter lassen sich speichern.
Merken Filter II aus SchILD 2 gibt es nicht mehr.
3.4 Eine Änderung für mehrere Schüler ausführen
Schülerauswahl prüfen › Gruppenprozesse › passenden Vorgang auswählen- Vorher über Status, Klasse und/oder Jahrgang die Zielgruppe bestimmen.
- Anzahl der gefundenen Schüler bewusst kontrollieren.
- Im Bereich Gruppenprozesse genau die gewünschte Funktion auswählen (z. B. Individualdaten ändern, Wiedervorlage).
- Vorgang mit möglichst wenigen Testdatensätzen durchspielen; erst dann eine größere Gruppe bearbeiten.
- Ergebnis an Stichproben prüfen und Fehler vor einer weiteren Massenbearbeitung melden.
Vermerke, Bemerkungen und Wiedervorlage
4.1 Vermerke befinden sich an neuer Stelle
Schüler › VermerkeVermerke besitzen einen eigenen Reiter. Vorhandene Bemerkungen aus alten Individualdaten sowie frühere Sportbefreiungen können bei der Migration als Vermerke übernommen worden sein. Vermerke enthalten eine Art, ein Datum und ggf. einen ergänzenden Text. Durch Vergrößern der Zeilenhöhe lassen sich längere Texte besser lesen. [2] [6]
4.2 Wiedervorlagen für Aufgaben und Rückfragen
Für einzelne Schüler ist eine Wiedervorlage über das Weckersymbol bei den Individualdaten I dokumentiert. Für mehrere Schüler gibt es den Gruppenprozess Eintrag in Wiedervorlage machen. Es lassen sich Termin und Hinweis eintragen sowie die Sichtbarkeit für das Sekretariat festlegen. [7]
- Schüler auswählen und die Wiedervorlagenfunktion öffnen.
- Ein aussagekräftiges, datensparsames Stichwort und ein Datum eintragen.
- Bei Bedarf die Option zur Sichtbarkeit für das Sekretariat aktivieren.
- Wiedervorlage später über Schüler → Wiedervorlage ansehen kontrollieren.
Klassen, Lernabschnitte und Versetzungen
Eine der wichtigsten strukturellen Änderungen: Klassen werden lernabschnittsbezogen verwaltet. Die Klassen- und Versetzungstabelle kann auch für den kommenden Lernabschnitt genutzt werden, um die weitere Klassenverteilung vorzubereiten. [2] [8]
In SchILD 3 werden Klassen und ihre Zuordnungen für den jeweils ausgewählten Lernabschnitt geführt – also für eine konkrete Kombination aus Schuljahr und Abschnitt (Halbjahr). Bevor du Klassen anlegst, bearbeitest oder Versetzungen vorbereitest, musst du beide Angaben kontrollieren. Dies gilt besonders bei der Planung für den nächsten Abschnitt oder das nächste Schuljahr. [8]
- Zuerst Schuljahr UND Abschnitt in der Klassen- und Versetzungstabelle bewusst auswählen und prüfen, ob du den aktuellen oder den kommenden Lernabschnitt bearbeitest.
- Bestehende Klassen für diesen Abschnitt prüfen.
- Für die Vorausplanung Klassen des nächsten Abschnitts vorbereiten und Klassenleitungen zuweisen (entsprechend Berechtigung).
- Geplante Zielklassen mit Schulleitung bzw. Jahrgangsleitung abstimmen.
- Nach den endgültigen Beschlüssen die tatsächliche Zuordnung und Versetzungsdaten kontrollieren.
Anders als früher gibt es nicht nur getrennte Felder für Klassenleitung und Stellvertretung: Eine Klassenleitung kann aus einer Liste mehrerer Lehrkräfte bestehen. [2]
Schulbescheinigungen, Stammblätter, Zeugnisse und Dokumente
6.1 Schulbescheinigung und Stammblatt nach dem Umstieg
Die Schnellfunktionen können weiterhin verwendet werden. Nach der Umstellung müssen die Standardvorlagen aber einmalig neu zugewiesen werden. [9]
- Reportverwaltung öffnen und den passenden Report suchen.
- Mit der rechten Maustaste den gewünschten Report anklicken.
- Standard-Bescheinigung bzw. Standard-Stammblatt wählen.
- Im Schülerbereich die Schnellfunktion testen und alle Angaben auf dem Ausdruck prüfen.
6.2 Welchen Report verwenden?
Basisreports bevorzugen
Das Land / SVWS-Projekt stellt eine überarbeitete Report-Sammlung bereit. Viele Ausgabeoptionen lassen sich per Parameter konfigurieren. Die jeweils aktuelle Sammlung ist ggf. manuell einzuspielen. [10]
Alte eigene Reports testen
SchILD-2-Reports funktionieren häufig weiter. Individuell veränderte, ältere Reports mit bestimmten Komponenten oder eigenen Datenquellen können fehlschlagen. Daher jeden tatsächlich genutzten Report vor der Freigabe testen. [2]
6.3 Bis zu zehn Lieblingsreports als Schnellzugriff
Verwaltung › Einstellungen › Reporteinstellungen: Schnellzugriff ermöglichenNach der zentralen Aktivierung (gemäß NRW-Wiki ggf. mit Neustart) kann jede berechtigte Person in den Individuellen Einstellungen → Report-Schnellzugriff / Reporteinstellungen bis zu zehn Reports selbst zuordnen. Die Reports müssen im vorgesehenen Schnellzugriffsordner bereitgestellt sein. [11]
6.4 Dokumentenverwaltung und Zeugnisarchiv
Verwaltung › Einstellungen › DokumentenverwaltungFür die Dokumentenablage bzw. PDF-Zeugnisarchivierung sind passende Verzeichnisse erforderlich. Die Dateimaske bestimmt die Struktur der Unterordner und Dateinamen. Anschließend ist – sofern eingerichtet – bei Schülern der Reiter Dokumentenverwaltung nutzbar. Über Rechtsklick kann dort unter anderem ein Explorer-Fenster geöffnet werden. [12]
6.5 Serienbrief mit Microsoft Word
Verwaltung › Export › Datenexport (xlsx/txt) › „Nach dem Export Word-Seriendruck starten“Der bisherige direkte Serienbrief-Druckweg wurde verändert. Die Word-Seriendruckfunktion wird über den Export aufgerufen. Wer bereits passende Basisreports für Elternbriefe nutzt, sollte diese als Alternative prüfen. [2]
Persönliche Einstellungen am Arbeitsplatz
Nicht alle Einstellungen sind für die gesamte Schule gleich. Einige werden individuell pro Benutzer gesetzt und müssen deshalb auf jedem Sekretariatskonto kontrolliert werden. [13]
| Wunsch / Problem | Wo bzw. was prüfen? | Hinweis |
|---|---|---|
| Bekannten Schnellfilter verwenden | Verwaltung → Einstellungen → Individuelle Einstellungen: „Schnellfilter aus SchILD2 verwenden“ | Aktiviert die vertraute Schnellfilterbedienung. |
| Zusätzliche Schülerlisten-Spalten | Individuelle Einstellungen → Sichtbare Spalten | Ggf. muss eine globale Freigabe zur individuellen Gestaltung bestehen. |
| Schutz vor versehentlichem Bearbeiten | Individuelle Einstellungen: „Autoedit-Funktion für Individualdaten deaktivieren“ | Änderungen dann erst nach bewusstem Wechsel zu „Bearbeiten“. |
| Statistikrelevante Felder erkennen | Verwaltung → Einstellungen → Farbe für statistikrelevante Felder | Sternchen kennzeichnet relevante Felder; farbliche Hervorhebung separat einstellen. |
| Häufig verwendete Reports | Verwaltung → Einstellungen → Individuelle Einstellungen → Report-Schnellzugriff | Voraussetzung: Schnellzugriff grundsätzlich aktiviert. |
| Vermerke-Reiter fehlt | Globale Einstellungen → Allgemeines → Ansicht | Option zum Ein-/Ausblenden des Karteireiters „Vermerke“. |
Checkliste für den produktiven Umstieg
Die Liste kann am Bildschirm abgehakt und ausgedruckt werden. Häkchen werden auf diesem Gerät in diesem Browser lokal gespeichert; es werden keine Schülerdaten gespeichert. Für jeden SchILD-Arbeitsplatz kann sie separat geführt werden.
Vor dem ersten Arbeiten
Ausdrucke und Dokumente
Organisation und Freigabe
Diese Checkliste ist eine redaktionelle Praxishilfe, keine formale Freigabe durch das Schulministerium.
Typische Stolperstellen – und was dann zu tun ist
| Beobachtung | Erste Prüfung | Was dann? |
|---|---|---|
| Schüler „verschwunden“ | Status, aktuelle Auswahl, Standardfilter, Suchoptionen prüfen. | Filter zurücksetzen und erneut suchen – nicht direkt neu anlegen. |
| Falsche Klasse oder kein Jahrgang | Aktuellen Lernabschnitt und gewähltes Schuljahr prüfen. | Keine eigenständige Massenkorrektur; Datenlage klären. |
| Schulbescheinigung fehlt / falscher Druck | Standard-Bescheinigung zugeordnet? Report korrekt? | Reportverwaltung öffnen und neue Zuordnung testen. |
| Alter eigener Report erzeugt Fehler | Mit aktualisiertem Basisreport vergleichen. | Reportverantwortliche oder Administration einbeziehen. |
| Vermerke sehen anders aus / zu viele sichtbar | Vermerkarten, Migration, Berechtigungen und Benutzerrollen prüfen. | Bis zur Klärung datenschutzrelevante Auffälligkeiten sofort melden. |
| Verzeichnis lässt sich nicht öffnen | Im Reiter Dokumentenverwaltung das Kontextmenü testen. | Ggf. rechte Maustaste → Explorer öffnen; IT bei Rechteproblem. |
| Unerwartet viele alte Klassen „aktiv“ | Abschnittsbezug, Klassen-/Versetzungstabelle und Schülerzahlen prüfen. | Alte Datensätze nur nach Abgleich / Freigabe bereinigen. |
| Statistik-/Oberstufenauswertung fehlerhaft | Fächerkatalog und Statistikkürzel durch Zuständige prüfen. | Vor Export / Zeugnisausgabe Fachprüfung veranlassen. |
| Programm oder Anmeldung funktioniert nicht | Netzwerk, Servererreichbarkeit, Benutzerkonto, Version. | IT / SVWS-Administration kontaktieren; keine lokale Datenbankkopie. |
Was eine gute Fehlermeldung enthält
Verwendete SchILD-3-Version und (falls bekannt) SVWS-Serverversion, Menüweg, genaue Fehlermeldung, Zeitpunkt, betroffener Schuljahresabschnitt, erwartetes Ergebnis und die Information, ob das Problem reproduzierbar ist. Personenbezogene Daten nur über freigegebene dienstliche Meldewege übertragen.
Häufige Fragen
Kann ich mit SchILD 3 weiter normale Schulbescheinigungen drucken?
Ja. Die Vorlagen müssen nach der Umstellung einmalig als Standard-Bescheinigung bzw. Standard-Stammblatt festgelegt und getestet werden. [9]
Sind unsere bisherigen selbst erstellten Zeugnisse verboten?
Die ausgewerteten Quellen enthalten keine allgemeine aktuelle Vorschrift, die alle selbst angepassten Reportvorlagen pauschal verbietet. Viele ältere Reports können weiterverwendet werden, einzelne technische Komponenten nicht. Unabhängig davon müssen Zeugnisse die geltenden rechtlichen Vorgaben erfüllen. Die Planung digitaler Zeugnisse ist davon zu unterscheiden. [2] [3]
Muss ich statt SchILD 3 den SVWS-WebClient benutzen?
Nein. Es sind verschiedene Oberflächen zum SVWS-Server. Welche Tätigkeiten die Schule in SchILD 3 oder dem WebClient erledigt, hängt von Funktion, Rechtevergabe und örtlichem Konzept ab. [1]
Wo ist „Filter II“ geblieben?
Er ist in SchILD 3 entfallen. Filter I heißt jetzt „Schülerfilter“. Für einfache Einschränkungen der Schülerliste steht zusätzlich die Schnellauswahl im Schülercontainer zur Verfügung. [2]
Wo ist die bisherige Bemerkung bei einem Schüler?
Alte Bemerkungsfelder und Sportbefreiungen aus SchILD 2 können bei der Migration als Vermerke angelegt worden sein. Suche im Reiter „Schüler → Vermerke“. [2]
Kann ich den nächsten Schuljahresabschnitt schon vorbereiten?
Ja. In der Klassen-/Versetzungstabelle sind abschnittsbezogene Planungen möglich. Endgültige Versetzungsentscheidungen und die Freigabe des Abschnittswechsels bleiben mit den zuständigen Leitungen abzustimmen. [8]
Wer ändert die Serverversion oder stellt die Datenbank wieder her?
Das sollte in die Hände der berechtigten SchILD-/SVWS-Administration und IT fallen. Besonders eine Wiederherstellung kann bestehende Daten überschreiben. [14]
Was ist mit dem WebNotenManager?
WeNoM ist eine eigene, browserbasierte Anwendung zur Noteneingabe, die auf denselben SVWS-Server zugreift. Sie ist nicht identisch mit SchILD 3 oder dem SVWS-WebClient. Bereitstellung, Passwörter und Rollenkonzept werden durch die Schule bzw. Administration geregelt. [3]
Quellen und Einordnung
Die Anleitung stützt sich auf die offizielle NRW-Dokumentation und öffentlich zugängliche Informationen der Fachberatung. Bildschirmbezeichnungen und Funktionen können sich mit späteren Updates ändern.
- [1] Offizielles SchILD-NRW-3-Wiki (NRW)Einstieg, Karteireiter, Installation, SVWS-Server und weiterführende Bedienungsseiten.schulverwaltungsinfos.nrw.de – SchILD-NRW 3
- [2] Offizielles Wiki: Wesentliche Unterschiede zu SchILD-NRW 2Technik, Lernabschnitte, Filter, Erzieherfunktionen, Vermerke, Reports und Serienbriefe.Offizieller Änderungsüberblick
- [3] Fachberatung Münster: SchILD-3-NeuheitenZusammenfassung, Neuerungen, Entwicklungsstände und Aktualisierungshinweise.fachberatung-ms.de/schild3/
- [4] Offizielles Wiki: Schülersuche / SchülerfilterSuchkriterien, Wechsel zum Datensatz, neue Filtermechanik und weitere Klick-Operationen.Schülersuche · Schülerfilter
- [5] Offizielles Wiki: Schülercontainer / Individuelle EinstellungenSchnellfilter, Standard-Auswahl, Statuswechsel und Bearbeitungsoptionen.Schülercontainer
- [6] Offizielles Wiki: VermerkeVermerkarten, Bearbeiten, Zeilenhöhen und Datenschutz.Vermerke
- [7] Offizielles Wiki: WiedervorlageEinzelerfassung, Gruppenprozess, Termin und Sichtbarkeit für das Sekretariat.Eintrag in Wiedervorlage machen
- [8] Fachberatung Münster: Klassen- und VersetzungstabelleAbschnittsbezogene Klassen, Vorausplanung und Versetzung.Klassen- und Versetzungstabelle
- [9] Fachberatung Münster: Schulbescheinigung und StammblattErneute Zuweisung der Standardreports nach dem Umstieg.Schulbescheinigung / Stammblatt
- [10] Fachberatung Münster: BasisreportsReport-Sammlung, Parameter, Leistungsübersichten und Prüfhinweise.Basisreports
- [11] Offizielles Wiki: Report-SchnellzugriffAktivierung, Bereitstellung im Schnellzugriffsordner, individuelle Zuweisung.Reports über den Schnellzugriff
- [12] Offizielles Wiki: Dokumentenverwaltung und ZeugnisarchivierungOrdner, Dateimaske, Archivierung und Kontextmenü.Dokumentenverwaltung und Zeugnisarchivierung
- [13] Offizielles Wiki: Individuelle EinstellungenSchnellfilter, Sichtbarkeit der Spalten und Schutz vor ungewollten Änderungen.Individuelle Einstellungen
- [14] Offizielles Wiki: Datenbank sichernSicherungsfunktion, Restore-Risiken und Grenzen gegenüber einem echten Infrastruktur-Backup.Datenbank sichern
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